Quel destructeur de documents professionnel choisir ?

Contrats, dossiers clients, documents RH, factures, données financières… une entreprise manipule quotidiennement des documents qui ne doivent pas être simplement jetés dans une corbeille à papier.

Pour choisir un destructeur de documents professionnel, quatre critères sont essentiels : le niveau de confidentialité des informations, le volume de papier à détruire, le nombre d'utilisateurs et la fréquence d'utilisation.

Le niveau de sécurité, exprimé notamment de P-1 à P-7 pour les documents papier selon la norme ISO/IEC 21964, permet ensuite d'adapter la finesse de destruction à la sensibilité des informations.

Quel niveau de sécurité choisir pour un destructeur de documents ?

Pour le papier, les niveaux de sécurité vont de P-1 à P-7 : plus le niveau augmente, plus les particules obtenues après destruction sont petites.

Dans un environnement professionnel, le choix dépend donc avant tout du degré de confidentialité des documents.

Les destructeurs professionnels existent généralement dans plusieurs niveaux de sécurité afin d'adapter la machine aux informations réellement traitées.

P-4 ou P-5 : quelle différence ?

Un destructeur P-5 produit des particules plus petites qu'un destructeur P-4 et offre donc un niveau de destruction supérieur.

Le P-4 constitue une solution couramment utilisée pour des documents professionnels confidentiels. Le P-5 est à privilégier lorsque les informations nécessitent un degré de confidentialité plus élevé.

Par exemple, dans la gamme professionnelle KOBRA distribuée par TERFACE, le KOBRA 245 TS C4 L offre un niveau P-4 avec une capacité annoncée jusqu'à 23 feuilles et un bac de 40 litres, tandis que le KOBRA 245 TS C2 L offre un niveau P-5 avec une capacité annoncée jusqu'à 13 feuilles et le même volume de bac.

Le choix ne doit donc pas être effectué uniquement en fonction du nombre de feuilles : plus le niveau de sécurité est élevé, plus la finesse de destruction devient un critère déterminant.

Quel destructeur choisir pour respecter la confidentialité des données ?

Le RGPD impose aux organisations de mettre en œuvre des mesures appropriées pour assurer la sécurité des données personnelles qu'elles traitent. Pour les informations conservées sur papier, leur élimination doit donc être organisée de manière à empêcher une récupération non autorisée.

Le choix du destructeur de documents professionnel dépend de la nature des documents et du risque associé à leur divulgation.

Pour des documents professionnels contenant des données confidentielles, un destructeur à coupe croisée de niveau P-4 ou supérieur peut constituer une solution adaptée selon le niveau de risque identifié.

Pour des données particulièrement sensibles, un niveau de sécurité supérieur peut être nécessaire.

Il n'existe donc pas un niveau P unique applicable à toutes les entreprises : le niveau doit être choisi en fonction de la sensibilité des informations à détruire.

Coupe droite ou coupe croisée : laquelle choisir ?

La coupe droite transforme le document en bandes. La coupe croisée découpe le papier dans deux directions afin d'obtenir des particules plus petites.

Pour des documents confidentiels, la coupe croisée est généralement préférable puisqu'elle permet d'atteindre des niveaux de sécurité plus élevés.

Dans la gamme KOBRA, par exemple, le KOBRA 245 TS S4 à coupe droite est proposé en niveau P-2, tandis que les versions 245 TS C4 L et C2 L à coupe croisée atteignent respectivement les niveaux P-4 et P-5.

Quelle capacité choisir pour un destructeur professionnel ?

La capacité d'un destructeur doit être adaptée au nombre d'utilisateurs et surtout au volume de papier détruit chaque jour.

Trois caractéristiques doivent être regardées ensemble :

• le nombre de feuilles pouvant être introduites simultanément ;

• le volume du bac ;

• la capacité de la machine à fonctionner de manière répétée ou continue.

Un destructeur individuel n'aura pas les mêmes caractéristiques qu'un appareil installé dans un service utilisé quotidiennement par plusieurs collaborateurs.

Quel destructeur choisir pour plusieurs utilisateurs ?

Lorsque plusieurs salariés utilisent le même destructeur de documents professionnel il faut privilégier une machine disposant d'un bac plus important, d'une bonne capacité de destruction et d'une conception prévue pour un usage professionnel régulier.

À titre d'exemple, la gamme KOBRA proposée par TERFACE comprend différents formats :

Ainsi, plus le volume de documents et le nombre d'utilisateurs augmentent, plus il devient pertinent de s'orienter vers une machine possédant un grand bac et une capacité adaptée.

Destructeur automatique ou manuel : lequel choisir ?

Un destructeur automatique permet de déposer une pile de documents dans un compartiment prévu à cet effet. La machine les détruit ensuite progressivement sans que l'utilisateur ait à introduire les feuilles par petites quantités.

Cette solution est particulièrement intéressante lorsque les collaborateurs détruisent régulièrement des piles importantes de documents.

Un destructeur manuel reste pertinent lorsque les volumes sont plus faibles ou lorsque les documents sont détruits ponctuellement au fil de la journée.

Le choix dépend donc autant du volume de papier que du temps que l'entreprise souhaite consacrer à cette tâche.

Peut-on détruire autre chose que du papier ?

Oui, mais tous les destructeurs ne prennent pas en charge les mêmes supports.

Selon les modèles, il est possible de détruire notamment certains CD, cartes ou autres supports. Pour les disques durs et SSD, il faut en revanche utiliser des machines spécialement conçues pour la destruction physique des supports numériques.

TERFACE propose notamment des solutions KOBRA dédiées aux disques durs, SSD et autres supports numériques lorsque la destruction de papier n'est pas suffisante.

Quel destructeur choisir selon son besoin ?

Pour choisir rapidement, il est possible de raisonner ainsi :

Documents courants et faible volume : privilégier un destructeur compact adapté à un usage individuel ou à un petit bureau.

Documents professionnels confidentiels : privilégier une coupe croisée et un niveau de sécurité adapté, par exemple P-4 selon la sensibilité des données.

Documents plus sensibles : s'orienter vers un niveau P-5 ou supérieur.

Volumes importants ou nombreux utilisateurs : privilégier un destructeur départemental avec un grand bac et une capacité élevée.

Piles régulières de documents : envisager un destructeur automatique.

Informations classifiées ou exigences de très haute sécurité : utiliser un destructeur spécifiquement conçu pour la haute sécurité.

Les destructeurs KOBRA pour les professionnels

TERFACE est importateur exclusif en France des destructeurs de documents KOBRA et propose une gamme allant du destructeur individuel au destructeur départemental, automatique, industriel ou haute sécurité.

Le choix peut ainsi être réalisé selon le niveau de sécurité recherché, le nombre de feuilles, le volume du bac, le type de support et l'intensité d'utilisation.

Pour une entreprise qui hésite entre plusieurs modèles, l'enjeu n'est donc pas de choisir le destructeur qui détruit simplement le plus de feuilles, mais celui dont le niveau de sécurité et les capacités correspondent réellement aux documents à traiter et à l'organisation du travail.

Questions fréquentes sur les destructeurs de documents professionnels

Quel destructeur de documents choisir pour une entreprise ?

Il faut tenir compte du niveau de confidentialité des documents, du volume à détruire, du nombre d'utilisateurs et de la fréquence d'utilisation. Pour des documents professionnels confidentiels, une coupe croisée et un niveau de sécurité adapté à la sensibilité des informations sont à privilégier.

Quel niveau de sécurité choisir : P-4 ou P-5 ?

P-4 convient à de nombreux documents professionnels confidentiels. P-5 offre une destruction plus fine et convient aux informations nécessitant un niveau de confidentialité supérieur. Le choix doit être réalisé selon la sensibilité des données.

Quel destructeur choisir pour beaucoup de papier ?

Pour des volumes importants, privilégiez un destructeur professionnel ou départemental possédant une capacité de destruction élevée, un grand bac et un moteur adapté à une utilisation régulière.

Un destructeur automatique est-il intéressant en entreprise ?

Oui, notamment lorsqu'il faut détruire régulièrement des piles de documents. L'alimentation automatique permet de lancer la destruction sans introduire manuellement chaque petite série de feuilles.

Un destructeur de papier peut-il détruire un disque dur ou un SSD ?

Non, sauf équipement spécifiquement conçu pour ces supports. Les disques durs et SSD nécessitent des destructeurs dédiés capables de détruire physiquement les composants contenant les données.