Rentrée en entreprise : 7 bonnes pratiques pour mieux protéger ses documents confidentiels

La rentrée est souvent l'occasion de ranger son bureau, trier ses dossiers et repartir sur de bonnes bases. Mais parmi les documents accumulés au fil des mois se trouvent parfois des informations qui ne doivent surtout pas finir dans une poubelle classique.

Documents RH, données clients, informations financières, contrats, coordonnées personnelles, documents commerciaux ou dossiers internes : de nombreuses informations imprimées restent confidentielles même lorsqu'elles ne sont plus utiles.

La rentrée constitue donc un bon moment pour revoir ses pratiques.

Voici 7 bonnes habitudes pour mieux protéger et détruire les documents confidentiels en entreprise via un destructeur de papier.

1. Identifier les documents réellement confidentiels

La première étape consiste à savoir quelles informations nécessitent une protection particulière.

Dans une entreprise, cela peut notamment concerner :

• les données personnelles des salariés ;

• les CV et dossiers de recrutement ;

• les données clients et fournisseurs ;

• les documents comptables et financiers ;

• les contrats ;

• les informations bancaires ;

• les documents commerciaux ;

• les documents contenant des identifiants ou coordonnées ;

• les informations stratégiques internes.

Un document devenu inutile ne perd pas automatiquement son caractère confidentiel.

Avant de le jeter, il convient donc de se demander s'il contient des informations susceptibles d'être exploitées par une personne non autorisée.

2. Éviter de jeter les documents sensibles dans une poubelle classique

Une feuille froissée ou déchirée manuellement peut encore être parfaitement lisible.

Jeter des documents confidentiels avec les papiers destinés au recyclage peut donc exposer certaines informations avant leur prise en charge.

Pour les documents sensibles arrivés en fin de vie, il est préférable de prévoir un processus spécifique de destruction sécurisée via un destructeur de papier.

Cela peut passer par l'installation d'un destructeur de documents à proximité des utilisateurs concernés ou par une organisation centralisée selon les volumes à traiter.

3. Adopter le réflexe « Clean Desk »

La protection des informations commence également pendant leur utilisation.

À la fin de la journée, évitez de laisser des documents confidentiels visibles sur les bureaux, dans les salles de réunion ou près des imprimantes.

Une politique dite de Clean Desk consiste notamment à ranger les documents sensibles lorsqu'ils ne sont plus utilisés et à détruire ceux devenus inutiles.

La rentrée peut être une bonne occasion de rappeler cette règle simple à l'ensemble des équipes.

4. Choisir un destructeur adapté au niveau de confidentialité

Tous les destructeurs de documents ne produisent pas la même taille de particules.

Selon la nature des informations à détruire, il est nécessaire de choisir un niveau de sécurité adapté.

Pour des documents professionnels courants, une destruction en particules peut convenir. Les informations particulièrement sensibles ou confidentielles nécessiteront en revanche un niveau de sécurité supérieur.

Les destructeur de papier professionnels KOBRA sont disponibles dans différents niveaux de sécurité afin de répondre aux besoins des entreprises, administrations et organisations manipulant des informations sensibles.

Le choix doit également tenir compte du nombre d'utilisateurs, du volume quotidien à détruire et de la fréquence d'utilisation.

5. Installer le destructeur au bon endroit

Un destructeur parfaitement adapté mais installé trop loin des utilisateurs risque d'être peu utilisé.

Pour une utilisation individuelle ou par un petit groupe de collaborateurs, un modèle compact peut être installé directement dans le bureau.

Pour plusieurs services, un destructeur de documents collectif peut être positionné dans un espace commun sécurisé.

Les entreprises générant des volumes importants pourront quant à elles s'orienter vers des machines disposant d'une capacité et d'une puissance adaptées à une utilisation intensive.

Le bon destructeur est donc celui qui correspond à la fois au niveau de confidentialité et aux habitudes des utilisateurs.

6. Penser aussi aux données numériques

La confidentialité ne concerne plus uniquement le papier.

Disques durs HDD, SSD, clés USB et autres supports numériques peuvent conserver des données sensibles même lorsqu'ils ne sont plus utilisés.

Lorsqu'un support arrive en fin de vie, un simple effacement informatique ne répond pas nécessairement aux mêmes objectifs qu'une destruction physique du support.

Il existe pour cela des équipements professionnels spécifiquement conçus pour détruire les disques durs et différents supports numériques.

Chez TERFACE, plusieurs solutions permettent notamment de prendre en charge la destruction physique des HDD et SSD, en fonction du type de support et du niveau de sécurité recherché.

7. Faire de la rentrée le moment du « grand tri »

Dossiers devenus inutiles, impressions oubliées, archives arrivées à échéance, anciens supports informatiques…

Au fil des mois, les documents s'accumulent.

Pourquoi ne pas profiter de la rentrée pour organiser une opération de tri dans les bureaux ?

Chaque service peut identifier les documents qu'il doit conserver et ceux qui peuvent être éliminés, dans le respect des durées de conservation applicables.

Les documents contenant des informations confidentielles peuvent ensuite être détruits de manière adaptée plutôt que jetés directement.

À la rentrée, reprenez les bonnes habitudes de confidentialité

La sécurité des informations repose autant sur les équipements utilisés que sur les habitudes quotidiennes.

Identifier les documents sensibles, ranger les informations confidentielles, éviter les poubelles classiques et disposer d'un destructeur adapté sont autant de réflexes simples à intégrer dans l'entreprise.

La rentrée est donc une excellente occasion de remettre ces pratiques au centre des habitudes de travail.

TERFACE propose une gamme complète de destructeurs de documents professionnels KOBRA ainsi que des solutions dédiées à la destruction physique des disques durs HDD, SSD et autres supports de données, pour répondre aux différents besoins de sécurité des entreprises et organisations.

FAQ – Destruction des documents confidentiels

Comment détruire un document confidentiel ?

Un document contenant des informations sensibles doit être rendu suffisamment difficile à reconstituer. Un destructeur de documents adapté au niveau de confidentialité permet de réduire le papier en bandes ou particules selon le niveau de sécurité choisi.

Quel destructeur choisir pour une entreprise ?

Il faut prendre en compte le nombre d'utilisateurs, le volume de papier à détruire, la fréquence d'utilisation et surtout le niveau de confidentialité des documents.

Peut-on jeter un document confidentiel dans la poubelle papier ?

Il est préférable de détruire préalablement les documents contenant des informations sensibles avant d'orienter le papier détruit vers la filière appropriée.

Déchirer un document à la main suffit-il ?

Non. De gros morceaux peuvent rester lisibles ou être facilement reconstitués. Une destruction mécanique adaptée apporte une protection nettement supérieure.

Que faire d'un ancien disque dur contenant des données confidentielles ?

Lorsqu'une destruction définitive est nécessaire, une solution consiste à procéder à la destruction physique du support avec un équipement spécifiquement conçu pour les HDD, SSD ou autres médias concernés.