Terface, spécialiste destructeur de papier, vous accompagne dans le choix de votre appareil
Destructeur de documents : détruisez les archives !
Tout d’abord, il est important de rappeler que l’ensemble des documents émis ou réceptionnés par une entreprise dans le cadre de son activité professionnelle doivent obligatoirement être conservés pendant une durée minimale. Une fois ce délais passé, il convient de détruire les papiers contenant des informations confidentielles au destructeur de documents.
Dans un premier temps, il est important de rappeler que rien n’empêche les établissements privés comme publics d’archiver les documents aussi longtemps que souhaité, sous réserve que ces derniers ne contiennent pas de données confidentielles.
Pendant les délais de prescription obligatoire, l’Etat peut mener des contrôles directement auprès des établissements afin de vérifier si les délais de conservation sont bel et bien respectés.
La durée de conservation des documents varie selon 2 critères :
- La nature des documents
- Les obligations légales qui s'y rapportent
Une fois le délais passé, il convient de protéger les informations confidentielles en les détruisant grâce à un destructeur de papier professionnel.
Retrouvez ci-dessous une compilation des délais de conservation des différents documents professionnels :
| Type de documents | Durée de conservation |
| Contrats ou conventions conclues dans le cadre d'une relation commerciale, correspondance commerciale | 5 ans |
| Contrat d'acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers | 30 ans |
| Dossiers d'avocats | 5 ans à partir de la fin du mandat |
| Documents bancaires : talons de chèques, relévés bancaires... | 5 ans |
| Type de documents | Durée de conservation |
| Livres et registres comptables : livre journal, grand livre, livre d'inventaire... | 10 ans à partir de la clôture de l'exercice |
| Pièces justificatives : bons de commande, de livraison ou de réception, factures clients et fournisseurs... | 10 ans à partir de la clôture de l'exercice |
Type d'impôts | Durée de conservation |
| Impôts sur le revenu et sur les sociétés | 6 ans |
| Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel | 6 ans |
| Impôts sur les sociétés pour l'EIRL, des sociétés à responsabilités limitées (exploitations agricoles, sociétés d'exercice libéral) | 6 ans |
| Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l'audiovisuel public) |
|
| Type de documents | Durée de conservation |
| Statuts d'une société, d'un GIE ou d'une association > le cas échéant, pièce modificative de statuts | 5 ans à partir de la perte de personnalité morale > où radiation du RCS |
| Comptes annuels : bilans, comptes de résultats, annexes... | 10 ans à partir de la clôture de l'exercice |
| Traités de fusions et autres actes liés au fonctionnement de la société + les documents de la société absorbée | 5 ans |
| Feuilles de présence et pouvoirs, rapports du gérant ou du conseil d'administration, rapports des commissaires au compte | Les 3 derniers exercices |
| Type de documents | Durée de conservation |
| Bulletins de paies : double papier ou sous forme électronique | 5 ans |
| Documents concernant les contrats de travail, salaires, primes, soldes de tout compte, régimes de retraites.. | 5 ans |
| Documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires | 3 ans |
| Comptabilisation des horaires des salariés,des heures d'astreintes et de leur compensation | 1 an |
Où trouver des informations complémentaires ?
Sur le site du gouvernement directement :
Délai et mode de conservation des documents
Vous pouvez également consulter les différents textes de références ci-dessous :
NB : Données MAJ le 06 juillet 2016 par la Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre).
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