Destructeur de documents : guide de l'acheteur

Acheter un destructeur de documents : sommaire

  • Etape 1 : Comment choisir le type de coupe de votre destructeur de documents ?

  • Etape 2 : Déterminez le niveau de sécurité nécessaire du destructeur de papier.

  • Etape 3 : Sélectionnez la catégorie de votre déchiqueteuse papier.

  • Etape 4 : Définissez la capacité de destruction par passage que doit vous offrir votre appareil.

  • Etape 5 : Avez-vous d'autres types de médias à détruire ?

  • Etape 6 : Optez pour des options de sécurité et de confort !

  • Etape 7 : Vérifiez les caractéristiques de qualité et de fiabilité...

  • Etape 8 : ... Et contrôlez les caractéristiques de développement durable

  • Etape 9 : Evaluez les capacités du fournisseur

L'acquisition d'un destructeur de documents professionnel est un acte bien plus complexe qu'il n'y parait. En effet, l’ensemble des gammes de déchiqueteurs de documents peuvent atteindre près d'une centaine de modèles ou de versions différentes.

 

L'achat d'un broyeur papier coupe croisée, coupe droite ou coupe micro doit répondre avant tout à un objectif de sécurité.

 

Pour que celui-ci soit atteint, il est nécessaire que l'appareil individuel, industriel ou départemental soit parfaitement adapté et dimensionné par rapport au besoin.

 

Dans le cas contraire, les risques de bourrages fréquents, de corbeille toujours pleine que personne ne vide, voire de panne détourneront l'utilisateur final de l'appareil.

S’il en est ainsi, le destructeur de papier petit bureau ou grand bureau sera de moins en moins utilisé et votre investissement sera alors perdu.

 

De plus, votre confidentialité ne sera plus assurée, avec toutes les conséquences que cela entraîne.

 

Acheter un destructeur de documents en 9 étapes

L'acquisition d'un destructeur de papier Kobra est donc une démarche sérieuse qui passe par 9 étapes bien précises.

Étape 1 : Comment choisir le type de coupe du destructeur de documents ?

Une déchiqueteuse papier "coupe droite" détruira les feuilles en bandelettes, alors qu'un "coupe croisée" transformera le document en particules.

 

Il faut savoir que la coupe droite ne s'adresse qu'à des utilisateurs ayant un très faible besoin de confidentialité, car il est relativement facile de reconstituer une feuille détruite dans ce type de machine. Par contre la coupe droite permet à motorisation équivalente du destructeur de papier d'obtenir une meilleure productivité.

 

La "coupe croisée", ou "coupe particule", offre une sécurité nettement supérieure, avec l'avantage de réduire significativement le volume de déchet.

Étape 2 : Déterminez le niveau de sécurité nécessaire de l'appareil

Cela dépend de votre domaine d'activité et du niveau de confidentialité des informations contenues dans les supports à détruire.

La norme 66 399 DIN est la caractéristique qui indique le niveau de confidentialité du déchiqueteur de documents.

 

Les questions à se poser sont les suivantes :

 

> Quels moyens peuvent mettre en œuvre les personnes susceptibles d'être intéressées par mes documents pour les reconstituer ?

 

A noter que s'il s'agit d'un état, de militaires ou de puissants industriels, ces moyens seront considérables, alors qu'un particulier ou une PME ne disposera que de modestes possibilités.

 

> Mon activité, ou mon service est-il soumis à une réglementation spécifique PPSTN, IGI 1300, ou à des normes internes à mon entreprise ?

 

La réponse à ces questions doit ainsi vous permettre d'orienter votre choix.

 

Concernant la destruction de papier, les niveaux de sécurité vont de P1 à P7, régis par la norme DIN 66399.

 

A savoir que plus le chiffre est élevé, plus les documents seront détruits en fines particules, et par conséquent plus la reconstitution des documents sera difficile par la suite, voire impossible pour les niveaux de sécurité P6 et P7.

Étape 3 : Sélectionnez la catégorie

Il existe 5 catégories :

  • Destructeurs de documents individuels : pour 1 utilisateur

  • Destructeurs de documents petits bureaux : jusqu’à 5 utilisateurs

  • Destructeurs de documents de bureau : jusqu’à 15 utilisateurs

  • Destructeurs de documents départementaux : jusqu’à 40 utilisateurs

  • Destructeurs de documents industriels : pour une destruction totalement centralisée, avec plusieurs points de collecte. 

La capacité du bac, exprimée en litres, est une des caractéristiques significatives de l'affectation d'un broyeur papier dans une des catégories.

Le choix découle de l'organisation en place ou souhaitée.

 

En effet, soit :

  • La destruction se fait à la source et il faut choisir la gamme individuelle.

  • La destruction est plus ou moins centralisée, et il faut alors s'orienter vers la gamme correspondant à la taille du groupe de travail ainsi qu’à la quantité de documents à détruire.

 

A l'intérieur de ces différentes catégories, il y a plusieurs gammes :

  • Broyeur papier à chargeur automatique

  • Broyeur papier haute sécurité

  • Broyeur papier gamme "Essentiels"

Étape 4 : Définissez la capacité de destruction par passage que doit vous offrir votre machine

C'est une caractéristique importante dont va directement dépendre la productivité de votre machine.

 

3 critères déterminant :

  • La puissance du moteur

  • L'efficience du bloc de coupe

  • La qualité de la transmission : la capacité de destruction par passage est exprimée en nombre de feuilles A4.

 

-> Attention ! Certains fabricants s'expriment en feuille de 70 g alors que la majorité d’utilisateurs actuels travaille avec du papier 80 g.

 

De plus il faut savoir que les "données constructeur" sont des données théoriques (un peu comme les chiffres de consommation des constructeurs automobiles), en usage courant, il faut plutôt se baser sur 80 % des chiffres annoncés.

 

Si l'appareil doit être utilisé par un service avec d’importants besoins, il est indispensable d'accorder de l'importance à cette caractéristique, et ne pas hésiter à passer sur un modèle supérieur si l'on a un doute.

 

 

Étape 5 : Avez-vous d'autres types de médias à détruire ?

Un broyeur papier Kobra est un matériel conçu pour la destruction de papier, vous ne devez donc jamais essayer de déchiqueter des articles pour laquelle votre machine n'a pas été prévue.

 

Si vous avez des CD, DVD, cartes de crédit, clef USB à détruire vous devez vérifier si le modèle choisi les accepte.

Étape 6 : Optez pour des options de sécurité et de confort !

Les options suivantes ne sont pas indispensables, mais elles contribuent largement au confort et à la facilité d'utilisation

Étape 7 : Vérifiez les caractéristiques de qualité et de fiabilité...

Ce point est difficile à contrôler, car il nécessite de questionner précisément le vendeur, ou de parfaitement connaitre les spécificités du constructeur.

 

Dans quel matériau est réalisé le meuble (métal, plastique, bois) ?

 

Il est à noter qu’en dehors des déchiqueteuses papier individuelles : le plastique est plutôt à éviter, le métal est solide mais bruyant (résonnance), le bois quant à lui offre un bon compromis entre solidité et absorption du bruit.

 

Quel est le type de transmission ?

 

Cette partie mécanique étant extrêmement sollicitée sur un destructeur de papier, il est particulièrement important de connaître sa conception : celle-ci peut être par engrenage plastique, métallique, par chaîne ou bien encore par courroie.

 

Une nouvelle fois, en dehors des entrées de gamme, les transmissions en plastique sont à fuir.

 

Les engrenages métalliques, et principalement les chaînes offrent une très grande résistance.

 

La transmission par courroie bien que peu fréquente est également un bon système.

 

La machine est-elle équipée d'un moteur capable de supporter un fonctionnement continu ?

 

Quelle est la durée et le cadre de la garantie ?

Étape 8 : ... Et contrôlez les caractéristiques de développement durable

Trois points sont à contrôler à ce sujet :

 

La machine est-elle équipée d'un système de gestion de l'énergie, qui va permettre de réduire la consommation électrique ?

 

Possède-t-il plusieurs blocs de coupe et réceptacles pour faire du tri sélectif en fonction de la nature du déchet détruit ? (ex. Papier et CD).

 

Où ce produit a-t-il été fabriqué ? L'empreinte écologique d'un produit fabriqué en Europe n'est pas la même que s'il vient du bout du monde.

Étape 9 : Enfin, évaluez les capacités de service du fournisseur

En dehors du choix de votre futur destructeur papier, vous devez également choisir un prestataire.

 

Cela amène à se poser un certain nombre de questions, à savoir :

 

  • Quelle est la pérennité de ce fournisseur ?

  • Connaît-il le marché de la "destruction de documents" ?

  • Quelle est son expertise ?

  • Quelles sont ses capacités de conseil ?

  • Gère-t-il le SAV ? Délai, coût, procédure, stock de pièces détachées ?

  • Possède-t-il les matériels en stock? Quels coûts et délais de livraison ?

 

Terface, depuis plus d'une décennie maintenant, vous propose des broyeurs papier professionnels Kobra, capables de détruire des documents et des médias, selon le modèle choisi. La gamme est complète et s'étend de l'individuel à l'industriel.  

 

Nous vous proposons de rencontrer le commercial de votre secteur gratuitement et sans engagement. Celui-ci, après avoir évalué et cerné vos besoins exacts, vous guidera dans le choix de l'appareil le plus adapté à votre utilisation.


De plus, un technicien SAV assure les réparations de votre déchiqueteur de documents en cas de panne. Selon le modèle, la garantie de l'appareil varie de 2 à 3 ans et le bloc de coupe à vie.

 

-> Enfin, les délais de livraison s'étendent de 24h à 10 jours, en fonction de la déchiqueteuse papier sélectionnée.

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