Destructeur de documents : lumière sur le RGPD

Ce nouveau règlement Européen, à destination des entreprises, harmonise, simplifie et renforce la protection des données sensibles. Il a pour but de renforcer et d’unifier la protection des données à caractère personnel des individus des 28 Etats Membres.

Celui-ci s’applique à tous les établissements publics ou privés, qui collectent traitent et stockent des documents confidentiels dont l’utilisation peut directement ou indirectement identifier une personne.

Enfin, ce dernier repose sur le droit fondamental inaliénable que constitue, pour chaque citoyen, la protection de sa vie privée et de ses données personnelles.

1. Oblige les organisations à demander l’autorisation explicite de collecte d’informations privées auprès de l'utilisateur final. Il devra être possible de prouver que l'accord a bien été donné.

2. Impose aux responsables des données de prendre en compte les exigences relatives à la protection des données personnelles et de mettre en œuvre toutes les règles techniques et d'organisation indispensable pour sécuriser ces informations, et ce dès la conception des produits, services ou systèmes exploitant des données à caractère personnel (Privacy by design).

3. L'obligation de déclarer les piratages ou fuites de données dans les 72h qui suivent l’incident (aux autorités et personnes concernées).

4. L’obligation de désigner un « Data Protection Officer » (DPO) ou déléguer à la protection des données en charge du contrôle de la conformité des traitements (pour les entreprises de plus de 250 salariés).

De plus, l’entreprise doit veiller à ce que les données secrètes soient en permanence - c’est-à-dire à tout moment et en tous lieux – sécurisées, afin de lutter contre les risques de :

1. Perte
2. Vol
3. Divulgation

A tous les acteurs économiques, voire sociaux, à savoir :

• • Administrations

  • Associations

  • Collectivités locales

  • Entreprises

  • Syndicats d’entreprises

L’objectif général est de redonner aux citoyens le contrôle de leurs informations confidentielles, tout en unifiant les règlementations relatives à la protection de la vie privée dans l’Union Européenne.

Les derniers ajouts et récentes modifications entraînent de profonds changements en matière de collecte de traitement des données personnelles et auront probablement un impact global sur le fonctionnement des entreprises.

Les entreprises ont l'obligation de se mettre en conformité avec ce nouveau règlement sans quoi, elles s’exposent à de lourdes conséquences financières qui pourront ternir leur réputation et leur image.

Des amendes ou sanctions sévères sont prévues en cas d’infraction :

L’entreprise encourt une amende pouvant atteindre 4% du chiffre d’affaires annuel mondial limité à 20 millions d’euros, ce qui représente un coût colossal pour la plupart des organisations.

Les obligations du RGPD supposent qu’une entreprise doit à tout moment savoir de quelles données elle dispose, leur localisation, l’objectif de leur collecte et leur mode de gestion, stockage, sécurisation, transfert et effacement.

Au-delà du traitement administratif, ces différentes obligations imposent à l’entreprise d’adopter une approche résolument proactive en intégreant la sécurité au cœur de son traitement des données, sous peine de sanctions bien plus élevées.

L'entreprise doit donc se préparer à d'éventuelles attaques, pour lesquelles la question n'est plus de savoir "si" mais quand "quand" elles se produiront et être vigilente à toute négligence de la part des collaborateurs envers les documents confidentiels.

Cette gestion des risques étendue liée à la protection des données devra être partagée par et avec l’ensemble des membres de l’entreprise, à savoir : depuis les dirigeants en passant par les différents métiers et bien entendu jusqu’aux responsables de la sécurité des systèmes d’informations.

Pour trouver des informations complémentaires, consultez le site de la Commission Européenne.

Non le papier n’est pas mort !

Protéger les données confidentielles informatiques est important, néanmoins il ne faut pas négliger les informations personnelles issues des documents papier. 

En effet, encore beaucoup de documents sont imprimés la protection des documents papier est donc impérative.

Selon la structure et la taille de l’organisation, il est essentiel de s’équiper d’un destructeur de papier.

Pour cela, 2 choix possibles :

• Soit un appareil pour petits bureaux ou bureaux, dans chaque bureau pour une destruction individuelle

• Soit un destructeur de documents départemental ou industriel, à placer à côté du photocopieur commun à l’ensemble des salariés, pour une destruction centralisée