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Entreprises : connaissez-vous les délais de conservation de vos documents professionnels confidentiels ?

Tout d’abord, il est important de rappeler que l’ensemble des documents émis ou réceptionnés par une entreprise dans le cadre de son activité professionnelle doivent obligatoirement être conservés pendant une durée minimale. Une fois ce délais passé, il convient de détruire les papiers contenant des informations confidentielles au destructeur de documents.



Dans un premier temps, il est important de rappeler que  rien n’empêche les établissements privés comme publics d’archiver les documents aussi longtemps que souhaité, sous réserve que ces derniers ne contiennent pas de données confidentielles.


Pendant les délais de prescription obligatoire, l’Etat peut mener des contrôles directement auprès des établissements afin de vérifier si les délais de conservation sont bel et bien respectés.


La durée de conservation des documents varient selon 2 critères :

  • La nature des documents
  • Les obligations légales qui s'y rapportent

 

Une fois le délais passé, il convient de protéger les informations confidentielles en les détruisant grâce à un destructeur de papier professionnel.


 


Retrouvez ci-dessous une compilation des délais de conservation des différents documents professionnels :

 

 

Documents civils et commerciaux

 

Type de documents Durée de conservation
Contrats ou conventions conclues dans le cadre d'une relation commerciale,
correspondance commerciale
5 ans
Contrat d'acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers 30 ans
Dossiers d'avocats 5 ans à partir de la fin du mandat
Documents bancaires : talons de chèques, relévés bancaires... 5 ans

 


Pièces comptables

 

Type de documents Durée de conservation
Livres et registres comptables : livre journal, grand livre, livre d'inventaire... 10 ans à partir de la clôture de l'exercice
Pièces justificatives : bons de commande, de livraison ou de réception, factures clients et fournisseurs... 10 ans à partir de la clôture de l'exercice

 

 

Documents fiscaux

 

Type d'impôts Durée de conservation
Impôts sur le revenu et sur les sociétés 6 ans
Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC)
et bénéfices agricoles (BA) en régime réel
6 ans
Impôts sur les sociétés pour l'EIRL, des sociétés à responsabilités limitées
(exploitations agricoles, sociétés d'exercice libéral)
6 ans
Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l'audiovisuel public) 6 ans

 

 

 

 Documents sociaux : sociétés commerciales

 

Type de documents Durée de conservation
Statuts d'une société, d'un GIE ou d'une association
> le cas échéant, pièce modificative de statuts 
5 ans à partir de la perte de personnalité morale
> où radiation du RCS
Comptes annuels : bilans, comptes de résultats, annexes... 10 ans à partir de la clôture de l'exercice
Traités de fusions et autres actes liés au fonctionnement de la société         + les documents de la société absorbée 5 ans
Feuilles de présence et pouvoirs, rapports du gérant ou du conseil d'administration, rapports des commissaires au compte  Les 3 derniers exercices

 

 

Gestion du personnel

 

Type de documents Durée de conservation
Bulletins de paies : double papier ou sous forme électronique 5 ans
Documents concernant les contrats de travail, salaires, primes,
soldes de tout compte, régimes de retraites..
5 ans
Documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires 3 ans
Comptabilisation des horaires des salariés,des heures d'astreintes et
de leur compensation
1 an

 

 

 

 

Où trouver des informations complémentaires ?

Sur le site du gouvernement directement :

 


Vous pouvez également consulter les différents textes de références ci-dessous :

 




NB : Données MAJ le 06 juillet 2016 par la Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre).


Gamme de destructeurs de documents KOBRA : de l'individuel à l'industriel

 


 

 

 

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